УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

Усманского районного суда

Липецкой области

               от 31.07.2023 г. № 25/од                                                                    

  

Положение

об архиве Усманского районного суда Липецкой области

I. Общие положения

1. Положение об архиве Усманского районного суда Липецкой области (далее – архив суда) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года № 42.

2. Суд является источником комплектования отдела ЗАГС и архива администрации Усманского муниципального района Липецкой области (далее – отдел ЗАГС и архива).

3. Приказом председателя суда, назначается ответственный за работу архива суда работник общего отдела суда,  который осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в отдел ЗАГС и архива, источником комплектования которого выступает суд.

4. Положение об архиве суда подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве суда, с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

После согласования положение об архиве суда утверждается председателем суда.

5. Архив суда в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 г. N 56, Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.12.2022 г. № 242, законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

II. Состав документов Архива суда

6. Архив суда хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) суда - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива суда.

III. Задачи архива организации

7. К задачам архива суда относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

7.2. Комплектование архива суда документами, образовавшимися в деятельности суда.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве суда.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве суда.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в отдел ЗАГС и архива.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях суда и своевременной передачей их в архив суда.

IV. Функции архива суда

8. Архив суда осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве суда.

8.3. Представляет в отдел ЗАГС и архива учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве суда документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив суда, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности суда.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления ЗАГС и архивов Липецкой области (далее - ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю суда описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в отдел ЗАГС и архива.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве суда.

8.9. Организует информирование руководства и работников суда о составе и содержании документов архива суда.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для ознакомления в специально оборудованном для этой цели помещении суда или для работы во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов архива суда.

8.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива суда.

8.15. Участвует в разработке документов суда по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.16. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства суда в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам суда в подготовке документов к передаче в архив суда.

V. Права архива суда

9. Архив суда имеет право:

а) представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда;

б) запрашивать в структурных подразделениях суда сведения, необходимые для работы архива суда;

в) давать рекомендации структурным подразделениям суда по вопросам, относящимся к компетенции архива суда;

г) информировать структурные подразделения суда о необходимости передачи документов в архив суда в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседании ЭПК Управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК управления ЗАГС

и архивов Липецкой области

от «_31__»_____07___2023 г. №_6________